1. lékařská fakulta Univerzity Karlovy Univerzita Karlova
Aktuální číslo

Granty – dodržovat pravidla poskytovatelů se vyplácí!

Vedle výuky je nedílnou součástí naší fakulty vědecko-výzkumná činnost, jež nás řadí v celosvětovém měřítku k velmi respektovaným pracovištím. Věda a výzkum se však neobejdou bez adekvátního financování – ať už institucionálního, které je založeno na dosavadním vědeckém výkonu, tak i účelového. Tím je grantová podpora jednotlivých projektů z národních i zahraničních zdrojů.

73803

Naprosto zásadním předpokladem pro maximální úspěšnost naší fakulty v „boji“ o tyto finanční prostředky jsou především velmi kvalitně zpracované žádosti o projekty – a to s respektováním všech (!) pravidel tuzemských i zahraničních poskytovatelů. Navrhovatelé projektů mají stanoven nejen termín pro odevzdání návrhů k odsouhlasení Etickou a Odbornou komisí, ale také termín pro kontrolu žádostí na grantovému oddělení, určený vedením fakulty. Jde zpravidla o 1 týden před jejich odevzdáním poskytovatelům (většina vyhlášených veřejných soutěží je otevřena 6 týdnů, někdy i více).

Někteří navrhovatelé však mají dojem, že takto stanovený termín je pro ně příliš „tvrdý“ a že mají na zpracování návrhu málo času. Ano, můžeme s nimi souhlasit, ale jen tehdy, pokud by byly všechny žádosti odevzdávané ke konečné kontrole úplné, s předchozí konzultací, dopracováním a opravami. Praxe je ale naprosto odlišná. Velká část žádostí je administrativně chybně zpracovaná, mnohdy s nerespektováním zadávací dokumentace pro příslušný typ projektu. Pracovníci grantového i personálního oddělení mají tedy velmi málo času na následné nutné konzultace a odstranění chyb.

K vyřazení stačí třeba jen špatné písmo

V žádosti se totiž kontrolují nejen ekonomické části, ale i velikost písma ve všech životopisech a v jednotlivých částech, veškeré přílohy, zjišťují se informace k dříve řešeným grantům atd. Pokud je 1. LF UK hlavním řešitelem podávaného projektu, musí se vše zkontrolovat také u spoluřešitelů. Pracovní nasazení grantového i personálního oddělení je tedy enormní – během jednoho týdne musí být zpracováno a připraveno k odeslání cca 50 žádostí. Při nedodržení zadávací dokumentace, a to i v případě jediné chyby (např. nedodržení velikosti písma), je návrh projektu vyřazen ze soutěže.

Společným cílem vedení fakulty, navrhovatelů i pracovníků grantového a personálního oddělení je získání co největšího počtu grantových projektů s příslušnými finančními prostředky. Naší snahou je předkládat projekty, které nebudou vinou administrativních příčin vyřazovány již během počáteční fáze. Nedodržení velikosti písma, jež vyžaduje grantová agentura, jistě neovlivňuje vlastní vědeckou hodnotu projektu. Ale je to pravidlo agentury, které se musí dodržet. V současnosti, kdy je soutěž o granty nebývale ostrá, je proto nezbytné přistupovat ke kontrole návrhů do nejmenších detailů. Mimochodem, přísné dodržování formálních požadavků vyžadují grantové agentury po celém světě.

Nečerpejte grantové peníze až v posledním čtvrtletí

Jinou otázkou je pak situace, která nastává po přidělení grantů. Každoročně se totiž setkáváme s nerovnoměrným čerpáním grantových finančních prostředků. V roce 2014 bylo zaúčtováno celkem 275 mil. korun (bez režie) – průměr na jedno čtvrtletí tedy činil asi 68 mil. Korun. V posledním čtvrtletí však bylo čerpáno 108 mil. korun. Podle pravidel jednotlivých poskytovatelů mají být finance využívány vždy účelně a transparentně. Zejména u končících grantových projektů je rovnoměrné čerpání (materiálových nákladů) nutné. Při případných kontrolách ukončených projektů je čerpání v posledním čtvrtletí roku zpochybnitelné ze strany poskytovatelů či finančních orgánů. Takto použité prostředky mohou být považovány za neuznané náklady projektu a musí být vráceny zpět (do státního rozpočtu). Následně pak příslušný finanční úřad vyměří naší fakultě pokutu až do výše 205 % neuznané částky za neúčelně vynaložené finance.

Pro pracovníky ekonomického úseku navíc znamená poslední čtvrtletí roku neúměrné pracovní zatížení.

Marta Mengerová, vedoucí grantového oddělení

P.S. Grantové oddělení je místem kontaktu administrativního zázemí s „vědeckými hybateli“. Úzce spolupracuje s novým oddělením strategického rozvoje, které připravuje rozsáhlejší projekty závislé na investicích a infrastrukturách, monitoruje potřeby pracovišť a vyhledává „na míru“ dotační tituly. Objem prostředků v jeho projektech významně narůstá. Zároveň letos založil RUK Evropské centrum na pomoc aplikacím mezinárodních projektů. Věříme, že tento personálně a finančně náročný krok přinese brzy výsledky a stane se fakultám oporou v oblastech, kde budování vlastního aparátu není efektivní. Naše „grantové“ je opakovaně navštěvováno administrátory z dalších – především lékařských – fakult, ale i pracovišť AV ČR, a je jimi vnímáno jako jakýsi etalon své oblasti. Vždy je ovšem co zlepšovat. Mimochodem, dodnes se setkáváme s podáním grantové přihlášky, z níž pro fakultu vyplývá řada závazků, ovšem bez vědomí grantového oddělení. Zaznamenali jsme stížnosti na grantové oddělení od kolegů, kteří nikdy neměli grant spravovaný tímto oddělením. Narážíme na „hierarchickou ztrátu informací“ v rámci jednotlivých pracovišť. Proto je důležitá průběžná aktivní a otevřená komunikace a oboustranné vstřícné chápání rolí a závazků administrativy i jejích klientů.

Aleksi Šedo, děkan 1. LF UK

 

Rozhovory

Granty – dodržovat pravidla poskytovatelů se vyplácí!

Vedle výuky je nedílnou součástí naší fakulty vědecko-výzkumná činnost, jež nás řadí v celosvětovém měřítku k velmi respektovaným pracovištím. Věda a výzkum se však neobejdou bez adekvátního financování – ať už institucionálního, které je založeno na dosavadním vědeckém výkonu, tak i účelového. Tím je grantová podpora jednotlivých projektů z národních i zahraničních zdrojů.

73803

Naprosto zásadním předpokladem pro maximální úspěšnost naší fakulty v „boji“ o tyto finanční prostředky jsou především velmi kvalitně zpracované žádosti o projekty – a to s respektováním všech (!) pravidel tuzemských i zahraničních poskytovatelů. Navrhovatelé projektů mají stanoven nejen termín pro odevzdání návrhů k odsouhlasení Etickou a Odbornou komisí, ale také termín pro kontrolu žádostí na grantovému oddělení, určený vedením fakulty. Jde zpravidla o 1 týden před jejich odevzdáním poskytovatelům (většina vyhlášených veřejných soutěží je otevřena 6 týdnů, někdy i více).

Někteří navrhovatelé však mají dojem, že takto stanovený termín je pro ně příliš „tvrdý“ a že mají na zpracování návrhu málo času. Ano, můžeme s nimi souhlasit, ale jen tehdy, pokud by byly všechny žádosti odevzdávané ke konečné kontrole úplné, s předchozí konzultací, dopracováním a opravami. Praxe je ale naprosto odlišná. Velká část žádostí je administrativně chybně zpracovaná, mnohdy s nerespektováním zadávací dokumentace pro příslušný typ projektu. Pracovníci grantového i personálního oddělení mají tedy velmi málo času na následné nutné konzultace a odstranění chyb.

K vyřazení stačí třeba jen špatné písmo

V žádosti se totiž kontrolují nejen ekonomické části, ale i velikost písma ve všech životopisech a v jednotlivých částech, veškeré přílohy, zjišťují se informace k dříve řešeným grantům atd. Pokud je 1. LF UK hlavním řešitelem podávaného projektu, musí se vše zkontrolovat také u spoluřešitelů. Pracovní nasazení grantového i personálního oddělení je tedy enormní – během jednoho týdne musí být zpracováno a připraveno k odeslání cca 50 žádostí. Při nedodržení zadávací dokumentace, a to i v případě jediné chyby (např. nedodržení velikosti písma), je návrh projektu vyřazen ze soutěže.

Společným cílem vedení fakulty, navrhovatelů i pracovníků grantového a personálního oddělení je získání co největšího počtu grantových projektů s příslušnými finančními prostředky. Naší snahou je předkládat projekty, které nebudou vinou administrativních příčin vyřazovány již během počáteční fáze. Nedodržení velikosti písma, jež vyžaduje grantová agentura, jistě neovlivňuje vlastní vědeckou hodnotu projektu. Ale je to pravidlo agentury, které se musí dodržet. V současnosti, kdy je soutěž o granty nebývale ostrá, je proto nezbytné přistupovat ke kontrole návrhů do nejmenších detailů. Mimochodem, přísné dodržování formálních požadavků vyžadují grantové agentury po celém světě.

Nečerpejte grantové peníze až v posledním čtvrtletí

Jinou otázkou je pak situace, která nastává po přidělení grantů. Každoročně se totiž setkáváme s nerovnoměrným čerpáním grantových finančních prostředků. V roce 2014 bylo zaúčtováno celkem 275 mil. korun (bez režie) – průměr na jedno čtvrtletí tedy činil asi 68 mil. Korun. V posledním čtvrtletí však bylo čerpáno 108 mil. korun. Podle pravidel jednotlivých poskytovatelů mají být finance využívány vždy účelně a transparentně. Zejména u končících grantových projektů je rovnoměrné čerpání (materiálových nákladů) nutné. Při případných kontrolách ukončených projektů je čerpání v posledním čtvrtletí roku zpochybnitelné ze strany poskytovatelů či finančních orgánů. Takto použité prostředky mohou být považovány za neuznané náklady projektu a musí být vráceny zpět (do státního rozpočtu). Následně pak příslušný finanční úřad vyměří naší fakultě pokutu až do výše 205 % neuznané částky za neúčelně vynaložené finance.

Pro pracovníky ekonomického úseku navíc znamená poslední čtvrtletí roku neúměrné pracovní zatížení.

Marta Mengerová, vedoucí grantového oddělení

P.S. Grantové oddělení je místem kontaktu administrativního zázemí s „vědeckými hybateli“. Úzce spolupracuje s novým oddělením strategického rozvoje, které připravuje rozsáhlejší projekty závislé na investicích a infrastrukturách, monitoruje potřeby pracovišť a vyhledává „na míru“ dotační tituly. Objem prostředků v jeho projektech významně narůstá. Zároveň letos založil RUK Evropské centrum na pomoc aplikacím mezinárodních projektů. Věříme, že tento personálně a finančně náročný krok přinese brzy výsledky a stane se fakultám oporou v oblastech, kde budování vlastního aparátu není efektivní. Naše „grantové“ je opakovaně navštěvováno administrátory z dalších – především lékařských – fakult, ale i pracovišť AV ČR, a je jimi vnímáno jako jakýsi etalon své oblasti. Vždy je ovšem co zlepšovat. Mimochodem, dodnes se setkáváme s podáním grantové přihlášky, z níž pro fakultu vyplývá řada závazků, ovšem bez vědomí grantového oddělení. Zaznamenali jsme stížnosti na grantové oddělení od kolegů, kteří nikdy neměli grant spravovaný tímto oddělením. Narážíme na „hierarchickou ztrátu informací“ v rámci jednotlivých pracovišť. Proto je důležitá průběžná aktivní a otevřená komunikace a oboustranné vstřícné chápání rolí a závazků administrativy i jejích klientů.

Aleksi Šedo, děkan 1. LF UK

 

Téma

Granty – dodržovat pravidla poskytovatelů se vyplácí!

Vedle výuky je nedílnou součástí naší fakulty vědecko-výzkumná činnost, jež nás řadí v celosvětovém měřítku k velmi respektovaným pracovištím. Věda a výzkum se však neobejdou bez adekvátního financování – ať už institucionálního, které je založeno na dosavadním vědeckém výkonu, tak i účelového. Tím je grantová podpora jednotlivých projektů z národních i zahraničních zdrojů.

73803

Naprosto zásadním předpokladem pro maximální úspěšnost naší fakulty v „boji“ o tyto finanční prostředky jsou především velmi kvalitně zpracované žádosti o projekty – a to s respektováním všech (!) pravidel tuzemských i zahraničních poskytovatelů. Navrhovatelé projektů mají stanoven nejen termín pro odevzdání návrhů k odsouhlasení Etickou a Odbornou komisí, ale také termín pro kontrolu žádostí na grantovému oddělení, určený vedením fakulty. Jde zpravidla o 1 týden před jejich odevzdáním poskytovatelům (většina vyhlášených veřejných soutěží je otevřena 6 týdnů, někdy i více).

Někteří navrhovatelé však mají dojem, že takto stanovený termín je pro ně příliš „tvrdý“ a že mají na zpracování návrhu málo času. Ano, můžeme s nimi souhlasit, ale jen tehdy, pokud by byly všechny žádosti odevzdávané ke konečné kontrole úplné, s předchozí konzultací, dopracováním a opravami. Praxe je ale naprosto odlišná. Velká část žádostí je administrativně chybně zpracovaná, mnohdy s nerespektováním zadávací dokumentace pro příslušný typ projektu. Pracovníci grantového i personálního oddělení mají tedy velmi málo času na následné nutné konzultace a odstranění chyb.

K vyřazení stačí třeba jen špatné písmo

V žádosti se totiž kontrolují nejen ekonomické části, ale i velikost písma ve všech životopisech a v jednotlivých částech, veškeré přílohy, zjišťují se informace k dříve řešeným grantům atd. Pokud je 1. LF UK hlavním řešitelem podávaného projektu, musí se vše zkontrolovat také u spoluřešitelů. Pracovní nasazení grantového i personálního oddělení je tedy enormní – během jednoho týdne musí být zpracováno a připraveno k odeslání cca 50 žádostí. Při nedodržení zadávací dokumentace, a to i v případě jediné chyby (např. nedodržení velikosti písma), je návrh projektu vyřazen ze soutěže.

Společným cílem vedení fakulty, navrhovatelů i pracovníků grantového a personálního oddělení je získání co největšího počtu grantových projektů s příslušnými finančními prostředky. Naší snahou je předkládat projekty, které nebudou vinou administrativních příčin vyřazovány již během počáteční fáze. Nedodržení velikosti písma, jež vyžaduje grantová agentura, jistě neovlivňuje vlastní vědeckou hodnotu projektu. Ale je to pravidlo agentury, které se musí dodržet. V současnosti, kdy je soutěž o granty nebývale ostrá, je proto nezbytné přistupovat ke kontrole návrhů do nejmenších detailů. Mimochodem, přísné dodržování formálních požadavků vyžadují grantové agentury po celém světě.

Nečerpejte grantové peníze až v posledním čtvrtletí

Jinou otázkou je pak situace, která nastává po přidělení grantů. Každoročně se totiž setkáváme s nerovnoměrným čerpáním grantových finančních prostředků. V roce 2014 bylo zaúčtováno celkem 275 mil. korun (bez režie) – průměr na jedno čtvrtletí tedy činil asi 68 mil. Korun. V posledním čtvrtletí však bylo čerpáno 108 mil. korun. Podle pravidel jednotlivých poskytovatelů mají být finance využívány vždy účelně a transparentně. Zejména u končících grantových projektů je rovnoměrné čerpání (materiálových nákladů) nutné. Při případných kontrolách ukončených projektů je čerpání v posledním čtvrtletí roku zpochybnitelné ze strany poskytovatelů či finančních orgánů. Takto použité prostředky mohou být považovány za neuznané náklady projektu a musí být vráceny zpět (do státního rozpočtu). Následně pak příslušný finanční úřad vyměří naší fakultě pokutu až do výše 205 % neuznané částky za neúčelně vynaložené finance.

Pro pracovníky ekonomického úseku navíc znamená poslední čtvrtletí roku neúměrné pracovní zatížení.

Marta Mengerová, vedoucí grantového oddělení

P.S. Grantové oddělení je místem kontaktu administrativního zázemí s „vědeckými hybateli“. Úzce spolupracuje s novým oddělením strategického rozvoje, které připravuje rozsáhlejší projekty závislé na investicích a infrastrukturách, monitoruje potřeby pracovišť a vyhledává „na míru“ dotační tituly. Objem prostředků v jeho projektech významně narůstá. Zároveň letos založil RUK Evropské centrum na pomoc aplikacím mezinárodních projektů. Věříme, že tento personálně a finančně náročný krok přinese brzy výsledky a stane se fakultám oporou v oblastech, kde budování vlastního aparátu není efektivní. Naše „grantové“ je opakovaně navštěvováno administrátory z dalších – především lékařských – fakult, ale i pracovišť AV ČR, a je jimi vnímáno jako jakýsi etalon své oblasti. Vždy je ovšem co zlepšovat. Mimochodem, dodnes se setkáváme s podáním grantové přihlášky, z níž pro fakultu vyplývá řada závazků, ovšem bez vědomí grantového oddělení. Zaznamenali jsme stížnosti na grantové oddělení od kolegů, kteří nikdy neměli grant spravovaný tímto oddělením. Narážíme na „hierarchickou ztrátu informací“ v rámci jednotlivých pracovišť. Proto je důležitá průběžná aktivní a otevřená komunikace a oboustranné vstřícné chápání rolí a závazků administrativy i jejích klientů.

Aleksi Šedo, děkan 1. LF UK

 

Co pro mě znamená Jednička

Granty – dodržovat pravidla poskytovatelů se vyplácí!

Vedle výuky je nedílnou součástí naší fakulty vědecko-výzkumná činnost, jež nás řadí v celosvětovém měřítku k velmi respektovaným pracovištím. Věda a výzkum se však neobejdou bez adekvátního financování – ať už institucionálního, které je založeno na dosavadním vědeckém výkonu, tak i účelového. Tím je grantová podpora jednotlivých projektů z národních i zahraničních zdrojů.

73803

Naprosto zásadním předpokladem pro maximální úspěšnost naší fakulty v „boji“ o tyto finanční prostředky jsou především velmi kvalitně zpracované žádosti o projekty – a to s respektováním všech (!) pravidel tuzemských i zahraničních poskytovatelů. Navrhovatelé projektů mají stanoven nejen termín pro odevzdání návrhů k odsouhlasení Etickou a Odbornou komisí, ale také termín pro kontrolu žádostí na grantovému oddělení, určený vedením fakulty. Jde zpravidla o 1 týden před jejich odevzdáním poskytovatelům (většina vyhlášených veřejných soutěží je otevřena 6 týdnů, někdy i více).

Někteří navrhovatelé však mají dojem, že takto stanovený termín je pro ně příliš „tvrdý“ a že mají na zpracování návrhu málo času. Ano, můžeme s nimi souhlasit, ale jen tehdy, pokud by byly všechny žádosti odevzdávané ke konečné kontrole úplné, s předchozí konzultací, dopracováním a opravami. Praxe je ale naprosto odlišná. Velká část žádostí je administrativně chybně zpracovaná, mnohdy s nerespektováním zadávací dokumentace pro příslušný typ projektu. Pracovníci grantového i personálního oddělení mají tedy velmi málo času na následné nutné konzultace a odstranění chyb.

K vyřazení stačí třeba jen špatné písmo

V žádosti se totiž kontrolují nejen ekonomické části, ale i velikost písma ve všech životopisech a v jednotlivých částech, veškeré přílohy, zjišťují se informace k dříve řešeným grantům atd. Pokud je 1. LF UK hlavním řešitelem podávaného projektu, musí se vše zkontrolovat také u spoluřešitelů. Pracovní nasazení grantového i personálního oddělení je tedy enormní – během jednoho týdne musí být zpracováno a připraveno k odeslání cca 50 žádostí. Při nedodržení zadávací dokumentace, a to i v případě jediné chyby (např. nedodržení velikosti písma), je návrh projektu vyřazen ze soutěže.

Společným cílem vedení fakulty, navrhovatelů i pracovníků grantového a personálního oddělení je získání co největšího počtu grantových projektů s příslušnými finančními prostředky. Naší snahou je předkládat projekty, které nebudou vinou administrativních příčin vyřazovány již během počáteční fáze. Nedodržení velikosti písma, jež vyžaduje grantová agentura, jistě neovlivňuje vlastní vědeckou hodnotu projektu. Ale je to pravidlo agentury, které se musí dodržet. V současnosti, kdy je soutěž o granty nebývale ostrá, je proto nezbytné přistupovat ke kontrole návrhů do nejmenších detailů. Mimochodem, přísné dodržování formálních požadavků vyžadují grantové agentury po celém světě.

Nečerpejte grantové peníze až v posledním čtvrtletí

Jinou otázkou je pak situace, která nastává po přidělení grantů. Každoročně se totiž setkáváme s nerovnoměrným čerpáním grantových finančních prostředků. V roce 2014 bylo zaúčtováno celkem 275 mil. korun (bez režie) – průměr na jedno čtvrtletí tedy činil asi 68 mil. Korun. V posledním čtvrtletí však bylo čerpáno 108 mil. korun. Podle pravidel jednotlivých poskytovatelů mají být finance využívány vždy účelně a transparentně. Zejména u končících grantových projektů je rovnoměrné čerpání (materiálových nákladů) nutné. Při případných kontrolách ukončených projektů je čerpání v posledním čtvrtletí roku zpochybnitelné ze strany poskytovatelů či finančních orgánů. Takto použité prostředky mohou být považovány za neuznané náklady projektu a musí být vráceny zpět (do státního rozpočtu). Následně pak příslušný finanční úřad vyměří naší fakultě pokutu až do výše 205 % neuznané částky za neúčelně vynaložené finance.

Pro pracovníky ekonomického úseku navíc znamená poslední čtvrtletí roku neúměrné pracovní zatížení.

Marta Mengerová, vedoucí grantového oddělení

P.S. Grantové oddělení je místem kontaktu administrativního zázemí s „vědeckými hybateli“. Úzce spolupracuje s novým oddělením strategického rozvoje, které připravuje rozsáhlejší projekty závislé na investicích a infrastrukturách, monitoruje potřeby pracovišť a vyhledává „na míru“ dotační tituly. Objem prostředků v jeho projektech významně narůstá. Zároveň letos založil RUK Evropské centrum na pomoc aplikacím mezinárodních projektů. Věříme, že tento personálně a finančně náročný krok přinese brzy výsledky a stane se fakultám oporou v oblastech, kde budování vlastního aparátu není efektivní. Naše „grantové“ je opakovaně navštěvováno administrátory z dalších – především lékařských – fakult, ale i pracovišť AV ČR, a je jimi vnímáno jako jakýsi etalon své oblasti. Vždy je ovšem co zlepšovat. Mimochodem, dodnes se setkáváme s podáním grantové přihlášky, z níž pro fakultu vyplývá řada závazků, ovšem bez vědomí grantového oddělení. Zaznamenali jsme stížnosti na grantové oddělení od kolegů, kteří nikdy neměli grant spravovaný tímto oddělením. Narážíme na „hierarchickou ztrátu informací“ v rámci jednotlivých pracovišť. Proto je důležitá průběžná aktivní a otevřená komunikace a oboustranné vstřícné chápání rolí a závazků administrativy i jejích klientů.

Aleksi Šedo, děkan 1. LF UK

 

Jednička ve vědě

Granty – dodržovat pravidla poskytovatelů se vyplácí!

Vedle výuky je nedílnou součástí naší fakulty vědecko-výzkumná činnost, jež nás řadí v celosvětovém měřítku k velmi respektovaným pracovištím. Věda a výzkum se však neobejdou bez adekvátního financování – ať už institucionálního, které je založeno na dosavadním vědeckém výkonu, tak i účelového. Tím je grantová podpora jednotlivých projektů z národních i zahraničních zdrojů.

73803

Naprosto zásadním předpokladem pro maximální úspěšnost naší fakulty v „boji“ o tyto finanční prostředky jsou především velmi kvalitně zpracované žádosti o projekty – a to s respektováním všech (!) pravidel tuzemských i zahraničních poskytovatelů. Navrhovatelé projektů mají stanoven nejen termín pro odevzdání návrhů k odsouhlasení Etickou a Odbornou komisí, ale také termín pro kontrolu žádostí na grantovému oddělení, určený vedením fakulty. Jde zpravidla o 1 týden před jejich odevzdáním poskytovatelům (většina vyhlášených veřejných soutěží je otevřena 6 týdnů, někdy i více).

Někteří navrhovatelé však mají dojem, že takto stanovený termín je pro ně příliš „tvrdý“ a že mají na zpracování návrhu málo času. Ano, můžeme s nimi souhlasit, ale jen tehdy, pokud by byly všechny žádosti odevzdávané ke konečné kontrole úplné, s předchozí konzultací, dopracováním a opravami. Praxe je ale naprosto odlišná. Velká část žádostí je administrativně chybně zpracovaná, mnohdy s nerespektováním zadávací dokumentace pro příslušný typ projektu. Pracovníci grantového i personálního oddělení mají tedy velmi málo času na následné nutné konzultace a odstranění chyb.

K vyřazení stačí třeba jen špatné písmo

V žádosti se totiž kontrolují nejen ekonomické části, ale i velikost písma ve všech životopisech a v jednotlivých částech, veškeré přílohy, zjišťují se informace k dříve řešeným grantům atd. Pokud je 1. LF UK hlavním řešitelem podávaného projektu, musí se vše zkontrolovat také u spoluřešitelů. Pracovní nasazení grantového i personálního oddělení je tedy enormní – během jednoho týdne musí být zpracováno a připraveno k odeslání cca 50 žádostí. Při nedodržení zadávací dokumentace, a to i v případě jediné chyby (např. nedodržení velikosti písma), je návrh projektu vyřazen ze soutěže.

Společným cílem vedení fakulty, navrhovatelů i pracovníků grantového a personálního oddělení je získání co největšího počtu grantových projektů s příslušnými finančními prostředky. Naší snahou je předkládat projekty, které nebudou vinou administrativních příčin vyřazovány již během počáteční fáze. Nedodržení velikosti písma, jež vyžaduje grantová agentura, jistě neovlivňuje vlastní vědeckou hodnotu projektu. Ale je to pravidlo agentury, které se musí dodržet. V současnosti, kdy je soutěž o granty nebývale ostrá, je proto nezbytné přistupovat ke kontrole návrhů do nejmenších detailů. Mimochodem, přísné dodržování formálních požadavků vyžadují grantové agentury po celém světě.

Nečerpejte grantové peníze až v posledním čtvrtletí

Jinou otázkou je pak situace, která nastává po přidělení grantů. Každoročně se totiž setkáváme s nerovnoměrným čerpáním grantových finančních prostředků. V roce 2014 bylo zaúčtováno celkem 275 mil. korun (bez režie) – průměr na jedno čtvrtletí tedy činil asi 68 mil. Korun. V posledním čtvrtletí však bylo čerpáno 108 mil. korun. Podle pravidel jednotlivých poskytovatelů mají být finance využívány vždy účelně a transparentně. Zejména u končících grantových projektů je rovnoměrné čerpání (materiálových nákladů) nutné. Při případných kontrolách ukončených projektů je čerpání v posledním čtvrtletí roku zpochybnitelné ze strany poskytovatelů či finančních orgánů. Takto použité prostředky mohou být považovány za neuznané náklady projektu a musí být vráceny zpět (do státního rozpočtu). Následně pak příslušný finanční úřad vyměří naší fakultě pokutu až do výše 205 % neuznané částky za neúčelně vynaložené finance.

Pro pracovníky ekonomického úseku navíc znamená poslední čtvrtletí roku neúměrné pracovní zatížení.

Marta Mengerová, vedoucí grantového oddělení

P.S. Grantové oddělení je místem kontaktu administrativního zázemí s „vědeckými hybateli“. Úzce spolupracuje s novým oddělením strategického rozvoje, které připravuje rozsáhlejší projekty závislé na investicích a infrastrukturách, monitoruje potřeby pracovišť a vyhledává „na míru“ dotační tituly. Objem prostředků v jeho projektech významně narůstá. Zároveň letos založil RUK Evropské centrum na pomoc aplikacím mezinárodních projektů. Věříme, že tento personálně a finančně náročný krok přinese brzy výsledky a stane se fakultám oporou v oblastech, kde budování vlastního aparátu není efektivní. Naše „grantové“ je opakovaně navštěvováno administrátory z dalších – především lékařských – fakult, ale i pracovišť AV ČR, a je jimi vnímáno jako jakýsi etalon své oblasti. Vždy je ovšem co zlepšovat. Mimochodem, dodnes se setkáváme s podáním grantové přihlášky, z níž pro fakultu vyplývá řada závazků, ovšem bez vědomí grantového oddělení. Zaznamenali jsme stížnosti na grantové oddělení od kolegů, kteří nikdy neměli grant spravovaný tímto oddělením. Narážíme na „hierarchickou ztrátu informací“ v rámci jednotlivých pracovišť. Proto je důležitá průběžná aktivní a otevřená komunikace a oboustranné vstřícné chápání rolí a závazků administrativy i jejích klientů.

Aleksi Šedo, děkan 1. LF UK

 

Erasmus a stáže

Granty – dodržovat pravidla poskytovatelů se vyplácí!

Vedle výuky je nedílnou součástí naší fakulty vědecko-výzkumná činnost, jež nás řadí v celosvětovém měřítku k velmi respektovaným pracovištím. Věda a výzkum se však neobejdou bez adekvátního financování – ať už institucionálního, které je založeno na dosavadním vědeckém výkonu, tak i účelového. Tím je grantová podpora jednotlivých projektů z národních i zahraničních zdrojů.

73803

Naprosto zásadním předpokladem pro maximální úspěšnost naší fakulty v „boji“ o tyto finanční prostředky jsou především velmi kvalitně zpracované žádosti o projekty – a to s respektováním všech (!) pravidel tuzemských i zahraničních poskytovatelů. Navrhovatelé projektů mají stanoven nejen termín pro odevzdání návrhů k odsouhlasení Etickou a Odbornou komisí, ale také termín pro kontrolu žádostí na grantovému oddělení, určený vedením fakulty. Jde zpravidla o 1 týden před jejich odevzdáním poskytovatelům (většina vyhlášených veřejných soutěží je otevřena 6 týdnů, někdy i více).

Někteří navrhovatelé však mají dojem, že takto stanovený termín je pro ně příliš „tvrdý“ a že mají na zpracování návrhu málo času. Ano, můžeme s nimi souhlasit, ale jen tehdy, pokud by byly všechny žádosti odevzdávané ke konečné kontrole úplné, s předchozí konzultací, dopracováním a opravami. Praxe je ale naprosto odlišná. Velká část žádostí je administrativně chybně zpracovaná, mnohdy s nerespektováním zadávací dokumentace pro příslušný typ projektu. Pracovníci grantového i personálního oddělení mají tedy velmi málo času na následné nutné konzultace a odstranění chyb.

K vyřazení stačí třeba jen špatné písmo

V žádosti se totiž kontrolují nejen ekonomické části, ale i velikost písma ve všech životopisech a v jednotlivých částech, veškeré přílohy, zjišťují se informace k dříve řešeným grantům atd. Pokud je 1. LF UK hlavním řešitelem podávaného projektu, musí se vše zkontrolovat také u spoluřešitelů. Pracovní nasazení grantového i personálního oddělení je tedy enormní – během jednoho týdne musí být zpracováno a připraveno k odeslání cca 50 žádostí. Při nedodržení zadávací dokumentace, a to i v případě jediné chyby (např. nedodržení velikosti písma), je návrh projektu vyřazen ze soutěže.

Společným cílem vedení fakulty, navrhovatelů i pracovníků grantového a personálního oddělení je získání co největšího počtu grantových projektů s příslušnými finančními prostředky. Naší snahou je předkládat projekty, které nebudou vinou administrativních příčin vyřazovány již během počáteční fáze. Nedodržení velikosti písma, jež vyžaduje grantová agentura, jistě neovlivňuje vlastní vědeckou hodnotu projektu. Ale je to pravidlo agentury, které se musí dodržet. V současnosti, kdy je soutěž o granty nebývale ostrá, je proto nezbytné přistupovat ke kontrole návrhů do nejmenších detailů. Mimochodem, přísné dodržování formálních požadavků vyžadují grantové agentury po celém světě.

Nečerpejte grantové peníze až v posledním čtvrtletí

Jinou otázkou je pak situace, která nastává po přidělení grantů. Každoročně se totiž setkáváme s nerovnoměrným čerpáním grantových finančních prostředků. V roce 2014 bylo zaúčtováno celkem 275 mil. korun (bez režie) – průměr na jedno čtvrtletí tedy činil asi 68 mil. Korun. V posledním čtvrtletí však bylo čerpáno 108 mil. korun. Podle pravidel jednotlivých poskytovatelů mají být finance využívány vždy účelně a transparentně. Zejména u končících grantových projektů je rovnoměrné čerpání (materiálových nákladů) nutné. Při případných kontrolách ukončených projektů je čerpání v posledním čtvrtletí roku zpochybnitelné ze strany poskytovatelů či finančních orgánů. Takto použité prostředky mohou být považovány za neuznané náklady projektu a musí být vráceny zpět (do státního rozpočtu). Následně pak příslušný finanční úřad vyměří naší fakultě pokutu až do výše 205 % neuznané částky za neúčelně vynaložené finance.

Pro pracovníky ekonomického úseku navíc znamená poslední čtvrtletí roku neúměrné pracovní zatížení.

Marta Mengerová, vedoucí grantového oddělení

P.S. Grantové oddělení je místem kontaktu administrativního zázemí s „vědeckými hybateli“. Úzce spolupracuje s novým oddělením strategického rozvoje, které připravuje rozsáhlejší projekty závislé na investicích a infrastrukturách, monitoruje potřeby pracovišť a vyhledává „na míru“ dotační tituly. Objem prostředků v jeho projektech významně narůstá. Zároveň letos založil RUK Evropské centrum na pomoc aplikacím mezinárodních projektů. Věříme, že tento personálně a finančně náročný krok přinese brzy výsledky a stane se fakultám oporou v oblastech, kde budování vlastního aparátu není efektivní. Naše „grantové“ je opakovaně navštěvováno administrátory z dalších – především lékařských – fakult, ale i pracovišť AV ČR, a je jimi vnímáno jako jakýsi etalon své oblasti. Vždy je ovšem co zlepšovat. Mimochodem, dodnes se setkáváme s podáním grantové přihlášky, z níž pro fakultu vyplývá řada závazků, ovšem bez vědomí grantového oddělení. Zaznamenali jsme stížnosti na grantové oddělení od kolegů, kteří nikdy neměli grant spravovaný tímto oddělením. Narážíme na „hierarchickou ztrátu informací“ v rámci jednotlivých pracovišť. Proto je důležitá průběžná aktivní a otevřená komunikace a oboustranné vstřícné chápání rolí a závazků administrativy i jejích klientů.

Aleksi Šedo, děkan 1. LF UK